レフト式手帳の使い方

至るところにデジタル化の波が押し寄せてきている昨今ですが、皆様スケジュール管理・タスク管理には何を使っていますか？　私は相変わらず紙の手帳を使っています。十代のころからずっと。

「手で書いた方が記憶に残る」とか、「アイディアが浮かびやすい」とか、紙の手帳を使うメリットはいろいろあると思いますが、私の場合「単純に書くという行為が好きだから」というのがいちばん大きな理由かと思います。

来年の手帳は能率手帳ゴールド

ここ何年か、モレスキンのウィークリープランナーという手帳を使っています。モレスキンは見た目が好きで、手帳のほかにも、思いついたことを書き込んだりいろいろ貼り付けたりするためのノートを持っています。

ただ、モレスキンの手帳は海外製品なので日本の祝日の記載がありません。各国の祝日の記載は一応あって、「JP」とだけ小さく書いてありますが、何の日かはわかりません。何の日か知りたかったら、あらかじめ自分で書いておく、祝日シールを貼るなどの工夫が必要です。

また、自分にとっては不要と感じるページが多かったり（世界地図のページとか）、週間ページの土日が平日の半分のスペースしかないなど、使いづらいなと思うところがいくつかあり、そのあたりの問題を全部解消してくれるシンプルな能率手帳に惹かれるようになりました。

何よりいちばんの決め手は、能率手帳の月間予定表のページです。能率手帳の月間ページは普通のカレンダーのようなブロック式ではなく、ガントチャートになっています。モレスキン手帳の後半のメモページに自分で線を引いてハビットトラッカーを作っているので、これをそのまま能率手帳の月間予定表でできるじゃないかと思いついてしまい、能率手帳、しかもゴールドにしてみたのでした。

やっぱり毎日触るものなので、持っていて気分がよくなるものがいいと思いまして。実際、ヤンピー（羊の革）のふんわり柔らかい表紙はずっと触っていたくなります。また、最近FPの勉強でいろんなノートを使ってみて、やっぱり紙質のいいノートは書きやすいんだなと実感したのも理由のひとつです。手帳も紙質・書き心地にこだわりたいと思いました。

バーチカルからレフト式へ

勤務時代はバーチカルタイプの手帳を使っていました。バーチカルタイプは1日の予定を時間単位で管理しやすく、空いている時間が一目瞭然です。1日に何件も外出の予定があったので、移動時間も含めて記入しておいて、その隙間にパズルのようにタスクを当てはめていました。

独立してからは勤務時代に比べ外出の予定が少なくなり、バーチカルタイプよりも自由に書き込めるスペースの多いレフト式の手帳を使うようになりました。細かいスケジュール管理よりも、タスク管理や余白に書くメモの方が重要になってきたというのも理由のひとつです。

私のスケジュール管理方法

一般的なウィークリータイプの手帳には、月間ページと週間ページがあると思いますが、私は月間ページには予定は書かないようにしています。

それは、こんな理由によるものです。

月間ページに予定を記入してから週間ページに転記するという方法では、転記漏れが怖い。
月間ページにだけ予定を記入するという方法では、タスク管理との調整がしづらい。

どんなに先の予定でも、その週のページを開き、そこに記入しています。一覧性には欠けますが、基本的にスケジュールもタスクも週ごとに考えているため、困ることはないです。

私のタスク管理方法

【その週のタスク】と【その日のタスク】

週間ページでは、スケジュール管理とタスク管理を行います。タスク管理として書き込みたいのは、【その週のタスク】と【その日のタスク】です。

【その週のタスク】は、右ページに上からずらずらと書いていきます。

【その日のタスク】は、左ページの日付ごとの枠の中に書いていきます。

あらかじめ決まっている、その月の末日までにやること（私の場合は申告業務など）は、その月の最終週のページの【その週のタスク】に書き込んでおきます。その「月」のタスクだから月間ページに書き込んでおく、という方法もあるかと思いますが、やはり見落としや転記漏れが怖いので、タスク管理はすべて週間ページで完結させています。毎月何らかの期限に追われる仕事をしているので、タスクの漏れだけは絶対に起こしてはなりません。

【その週のタスク】に書いたものは、月曜日にやっても火曜日にやってもいいのですが、「今日これを片付けたい」と思ったら、【その日のタスク】に転記し、【その週のタスク】のチェックボックス（□）には左矢印（←）を書き込んで、転記済みだとわかるようにしておきます（チェックボックスの記入方法については後述します）。

この、「週」から「日」への転記作業はそこまで厳密ではなく、【その日のタスク】に転記せずに【その週のタスク】を片付けることもあって、その場合には【その週のタスク】にチェック（✓）を付けるだけです。「その日に何をやったか」というようなログを残しておきたい場合には、必ず転記をするルールにした方がよいですね。

この転記作業、私にとって非常に精神衛生上よろしくて、週のタスクがいっぱいあると「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と息が詰まりそうになりますが、「これは明日でいっか」「これは急ぎではないから金曜日あたりに」といった感じで【その日のタスク】に割り当てていけば、実は急ぎのタスクはほとんどないということが可視化され、「じゃあ今日はこの作業だけをじっくりやろう」というふうに肩の力を抜くことができるのです。

また、特定の日にやるとあらかじめ決まっているタスクがある場合には、直接【その日のタスク】に書き込むこともあります（【その週のタスク】には書かずに）。

「終わらなかったので明日もやる」という場合、「やっぱり来週やることにした」という場合など、チェックボックスの記入の仕方で一目でわかるように工夫しています。

チェックボックスのマイルール

✓	完了したタスク
←	【その日のタスク】に転記したタスク
→	【その週のタスク】または翌週以降に転記したタスク
↓	翌日以降の【その日のタスク】に転記したタスク
・	未完のタスク（明日以降にも同じタスクを記入）
×	なくなったタスク